Entrevista

“L’empresa vol gestionar els actius de la informació per obtenir-ne un rendiment econòmic”

Francesc Giménez presideix l’Associació de Professionals de l’Arxivística i la Gestió de Documents de Catalunya, és cap de l’arxiu de l’Ajuntament de Sant Cugat del Vallès i professor del Màster oficial en Gestió Documental, Transparència i Accés a la Informació. Mitja vida entre documents en una feina més complexa del que pot semblar a primer cop d’ull.

De petit pensaves que series arxiver?

No. Vaig estudiar Història i una evolució natural, si no vols ser professor ni guia turístic, és l’arxivística. A la carrera d’Història hi ha una assignatura d’historiografia en què els alumnes fan pràctiques en un arxiu i això acaba condicionant molt, perquè ets en un lloc amb documents antics, els pots tocar i això atrau.

Als alumnes d’arxivística sempre els pregunto si aquesta professió era el seu objectiu professional i el 80% diu que no.

No vas estudiar Biblioteconomia i documentació?

Un documentalista no és un arxiver. És una confusió que passa sovint, perquè compartim la documentació, però les eines que fem servir són diferents.

De fet, portem anys lluitant per tenir uns estudis de llicenciatura o de grau, però de moment no ho hem aconseguit. A l’Escola Superior d’Arxivística tenim un màster de dos anys.

L’arxivística dona pels quatre anys d’un grau?

Sí, nosaltres proposem grau + màster d’especialització. Perquè els arxivers som com els metges: tens una formació general i després t’especialitzes.

Quin és el dia a dia d’un arxiver, què feu exactament?

Toquem tot el cicle de vida de la documentació. Fins fa 15-20 anys, abans de la digitalització, érem al soterrani, amb la documentació històrica, tocant tresors (paraula que no ens agrada gens!).

La gent s’imagina una persona gran, amb barba, tipus El nom de la rosa i no és així. Ens encarreguem de la gestió documental, que és un conjunt d’eines que permeten gestionar tota la documentació, des que es crea fins que es documenta. Amb la digitalització, sense gestió documental una empresa o una administració no pot aconseguir una bona governança. Perquè cal estandarditzar els documents, protocol·litzar-los i així poder optimitzar processos. I per poder fer això cal conèixer molt bé l’entitat per la qual treballes, la seva mecànica organitzativa. Sempre dic que un document és una expressió, una instantània d’un moment determinat.

Una foto en un moment i un context concrets.

Sí, per construir aquesta fotografia cal saber el procés administratiu que ha creat el document i cal controlar les dades de l’organització. I decidir què es plasma en aquest suport fixe per un motiu determinat és un procés subjectiu, tot i que la normativa fa que sigui menys subjectiu.

Si només et centres en el document, només et fixes en el resultat final. Arribes tard. Cal gestionar els processos previs per saber quines dades hi ha en un document. Abans érem enterramorts i ara som parteres, però el que hem de ser és participants al coit perquè, si no, no podem definir les dades que hi ha en un document. Hem de ser al procés de creació del document, hem de participar en l’elaboració.

Ens dediquem a donar accés a la informació des de qualsevol dels nostres perfils professionals”

Abans has dit que avui un professional de l’arxivística s’ha d’especialitzar. En què?

Hi ha una part de la professió que és la documentació històrica (i seria la fase finalista). Però també n’hi ha una altra que es dedica a la creació, gestió, conservació, avaluació i l’eliminació o conservació permanent d’un document, tot el cicle de vida documental. I encara hi ha una tercera part que és la gestió documental que ara, en molts casos, està derivant en la gestió de dades.

Els gestors de dades van buscats.

Però són perfils una mica diferents. Són professionals de la gestió de dades des de les tecnologies de la informació i la comunicació (TIC), no des de l’arxivística. Però són complementaris i ara, amb l’auge de les dades, pot originar molt bones experiències.

A Catalunya, quant de temps es conserva un document?

Ho decideix la Comissió Nacional d’Accés, Avaluació i Tria Documental (CNAATD), que està formada per arxivers, juristes, un professional de la protecció de dades i un altre d’accés a la informació.

Amb la Llei de transparència catalana ha canviat la vostra feina?

És una llei que des de l’associació vam lluitar moltíssim i és l’única d’Espanya que inclou la gestió documental. No hi pot haver transparència sense gestió documental. Si no controles el document, com s’hi accedeix, si no saps què tens, no pots ser transparent. L’arxivística actual està molt vinculada a la transparència. Nosaltres ens dediquem a donar accés a la informació des de qualsevol dels nostres perfils professionals. El nostre esforç és perquè la gent tingui accés a la documentació a la qual ha de tenir accés. I per tant, cal una gestió documental robusta.

La Llei de protecció de dades diu que les entitats han de tenir un responsable. Sou vosaltres?

Per llei cal que hi hagi un delegat de protecció de dades i sí, molts professionals de l’arxivística l’hem assumit. Perquè un/a arxiver/a coneix molt bé tota l’organització, no té un coneixement parcel·lari, sinó de tot.

Què va significar la pandèmia, vau haver de córrer?

La pandèmia encara va posar més de relleu la importància d’una bona gestió documental i va ser una ocasió per aflorar la bona organització documental a nivell públic. Des de 2015 l’administració pública està obligada a treballar en electrònic, de manera que la pandèmia no hauria d’haver suposat cap trasbals. Però els ritmes de cada organització no són tots iguals.

Va haver-hi arxivers/es que van ser treballadors/es essencials durant la pandèmia, perquè la seva feina estava molt relacionada amb la gestió.

La postpandèmia com està sent?

Encara es potencia més la gestió documental. Però compte!, no és només una qüestió de dades, sinó també de documents. Els documents encara tenen molta validesa perquè fixar quelcom en un suport és important, té una validesa jurídica. En canvi, les dades són fluctuants. Els documents no, validen jurídicament que en aquell moment la situació era aquella.

El paper i els pdf són importants?

Els pdf són la translació digital del paper amb dades (informació) no estructurada. És allò més semblant a un paper i aquesta mentalitat encara és molt forta.

Els professionals d’avui programeu?

Als estudiants del màster ja se’ls ensenyen bases de dades, perquè avui un/a arxiver/a ha de tenir coneixements de programació, és bàsic. Fa 20 anys fèiem Access, ara SQL i Python.

La intel·ligència artificial ha entrat en l’arxivística?

És el tema del congrés d’enguany, que farem al mes de maig: com la intel·ligència artificial gestiona la informació i com ho podem fer perquè ho faci des del coneixement dels i les arxivers/es.

Pot fer feines mecàniques, com classificar?

Ja n’hi ha exemples i què pot ser, un perill per la professió o un ajut? La classificació és un dels nostres pals de paller. Classificar s’ha acabat amb la intel·ligència artificial? Classificar té un procés intel·lectual molt important.

És veritat que ordenar, ja sigui un mateix o qualsevol cosa, a vegades costa.

Ordenar no és fàcil. S’ha de pensar molt bé i ajuda a entendre què tens i en quin context. Sense conèixer bé el context, ja sigui l’administració, l’empresa o la casa, no pots classificar bé.

Ordenar és essencial. Als alumnes, el primer dia de classe els reparteixo un conjunt de peces de Lego perquè les classifiquin.

I què fan, tots el mateix?

No hi ha una única classificació vàlida, no és una ciència pura. Però tots acaben classificant per tipus de peça i després les ordenen per colors.

L’arxivística no té un quadre de classificació estricte, com les biblioteques, el funcionament és diferent. El procés mental de pensar la classificació és diferent per cadascú, de manera que els resultats són diferents.

Classificar té un procés intel·lectual molt important”

Treballeu molt a l’administració i això implica, per exemple, ser en àmbits d’alta seguretat. Teniu un codi que impedeix revelar certes informacions?

Ens regim pel codi ètic de l’associació i pels codis ètics internacionals, que es tradueix en respectar els codis de transparència i respectar els documents delicats. Per això es controla molt l’accés als dipòsits documentals: estan tancats amb clau, hi ha càmeres, registre… Diferents nivells de seguretat.

Tot i que tradicionalment heu estat més presents a l’administració, de qualsevol mida, el sector privat ja ha començat a interessar-se per vosaltres.

L’empresa privada cada cop està veient més la necessitat de tenir un professional de l’arxivística. ‘Arxiver/a’ potser és un terme més lligat a l’administració i ‘gestor/a d’informació’ o ‘gestor/a documental’ és més un terme d’empresa.

Per què aquest interès?

L’empresa vol gestionar els actius de la informació per obtenir-ne un rendiment econòmic. Si poden tenir informació de més qualitat i poden ser més àgils i ràpids a l’hora de prendre decisions, per què no?

Quines empreses busquen arxivers/es?

Les consultores de gestió documental, consultories TIC, processos organitzatius i també algunes entitats bancàries. Sobretot són empreses grans.